Què fer quan no es pugui fitxar en paper?
L’esborrany del projecte de llei sobre la reducció de la jornada que el Ministeri de Treball preveu implementar progressivament durant el 2024 i 2025, que té com a objectiu rebaixar la jornada laboral a 37,5 hores setmanals, ve acompanyat d’una reforma en el registre de la jornada laboral que té l’objectiu de garantir que es compleixin els límits sobre el temps treballat. En particular, el projecte de llei proposa dues millores principals d’aquest registre que comentarem a continuació.
El control horari s'ha de digitalitzar
Fins ara, la llei de registre de la jornada laboral no establia quin mètode s’havia d’utilitzar per indicar les hores d’inici i final de la jornada, amb la qual cosa moltes petites i microempreses optaven per un registre manual fet sobre paper. Aquest mètode, però, entra en conflicte amb el que diu l’esborrany de llei:
L’empresa mantindrà un registre diari de jornada, realitzat per mitjans digitals.
El motiu darrere d’aquest nou requisit és que el registre de la jornada en paper és susceptible a manipulacions i, per tant, no compleix amb els principis d’objectivitat i fiabilitat que es presumeix que ha de tenir.
El registre de la jornada ha de ser accessible automàtica i telemàticament
Altres dos principis que no compleix el registre en paper són l’accessibilitat i la interoperabilitat. La reforma estableix que, a partir d’ara, el registre haurà de ser accessible de manera automàtica pels treballadors, els representants sindicals i la Inspecció de Treball i Seguretat Social. A més, per aquests dos últims casos, l’accés al registre de la jornada haurà de ser també telemàtic.
I si utilitzo plantilles d’Excel per al control horari?
Tot i que els fulls de càlcul d’Excel són un suport digital per portar el registre de la jornada, no compleixen amb els principis que acabem de comentar, ja que la informació que contenen pot ser manipulada i l’accés al registre és limitat.
Per tant, tal com hem explicat en altres ocasions al nostre blog, no recomanem l’ús d’Excel per portar el control horari.
Llavors, m’obliguen a pagar cada mes per una app de control horari?
Les subscripcions per l’ús de programari han crescut en els últims anys fins a convertir-se en una part important del pressupost mensual de moltes empreses. Queden lluny els anys en què es podia comprar una llicència d’ús d’un programari i utilitzar-lo de manera indefinida.
Aplicacions de control horari com Factorial o Sesame s’ofereixen mitjançant una subscripció d’aproximadament uns 4€ al mes per empleat. Això significa que si una empresa de 10 empleats vol simplement complir la llei de registre de la jornada, haurà d’afegir als seus costos anuals uns 480€ addicionals. Tenint en compte que el període mínim de retenció de les dades de control horari és de 4 anys, els costos ascendiran a 1.920€ (assumint que el proveïdor no incrementi mai el preu del servei).
Quina alternativa em queda? El programari de control horari Numa.
Numa és un programari de control horari de pagament únic (a partir de 300€) que cristal·litza l’experiència acumulada durant més de 35 anys per Imesd Electrònica, una empresa que des de 1988 ha implementat centenars de solucions de control horari i registre de la jornada laboral.
Numa disposa d’un gran nombre de característiques i funcionalitats que permeten gestionar el control del temps dels treballadors, com les vacances, les absències, les hores extres, etc.
A més, ofereix els següents avantatges que el distingeixen d’altres solucions que es poden trobar al mercat:
- És altament modulable, per la qual cosa s’adapta a empreses d’un sol treballador fins a empreses de milers de treballadors. El preu, en conseqüència, també s’adapta a cada cas. La solució més econòmica és de pagament únic de 300€ (sense límit d’empleats).
- Permet un gran nombre de mètodes de fitxatge: des de mòbil, PC i mitjançant l’ús de rellotges de fitxar.
- Contempla un gran nombre de casos horaris: horaris nocturns, flexibles, amb cortesia, descansos flexibles, corretorns, etc.
- Disponible sense subscripció
Comparació entre Numa i solucions com Factorial o Sesame
Factorial o Sesame són solucions de gestió dels RRHH que ofereixen control horari. Numa, però, és una aplicació avançada de control horari que permet ser configurada per contemplar una extensa casuística de planificacions horàries. És aquesta capacitat de configuració la que permet a Numa cobrir des d’un horari simple d’oficina o de comerç, fins als complexos casos de l’hostaleria i restauració, del sector hospitalari i residencial, i de la indústria.
D’altra banda, tot i estar disponible també al núvol, Numa està disponible en modalitat de compra (sense subscripcions) i per ser instal·lat en els sistemes informàtics propis de cada empresa i utilitzat de manera indefinida. Això ofereix els següents avantatges respecte a solucions al núvol com Factorial o Sesame:
- Eliminació de subscripcions: el programari es compra una sola vegada i pot ser utilitzat de manera indefinida.
- Seguretat i confidencialitat: les dades en aplicacions com Factorial i Sesame es troben en mans d’aquestes empreses i, com qualsevol altra entitat que aglutini dades de milions d’usuaris, aquestes poden ser objectiu de hackers que poden comprometre els seus protocols de seguretat.
- Protecció davant canvis de preu: proveïdors com Factorial o Sesame, fortament recolzats per grups d’inversió, poden incrementar sobtadament els preus dels seus serveis per obtenir millors resultats. En aquest cas, si no poguéssim afrontar aquest increment, ens veuríem obligats a donar-nos de baixa i començar de nou amb un altre sistema de control horari.
Conclusió
Amb l’arribada, el 2019, de l’obligació de portar el registre de la jornada laboral dels treballadors, es comprèn perfectament que les empreses hagin preferit realitzar aquest registre en paper, ja que l’única alternativa era subscriure’s a una app de control horari amb el cost recurrent que suposa. Ara que la llei obligarà a digitalitzar el control horari i invalidarà el registre en paper, Numa es presenta com una solució de pagament únic que permetrà el seu compliment.