La millor plantilla d'Excel per al control horari

Busques la millor plantilla de registre de la jornada laboral en Excel? Doncs sentim dir-te que una plantilla com aquesta no existeix… No, no estem dient que no sigui possible crear amb l’Excel una plantilla de registre d’hores de treball, però sí afirmem que fer-ho és una mala, molt mala idea. A continuació t’exposem alguns motius, pero si després de llegir-los continues volent disposar d’una plantilla, al final d’aquest article podràs descarregar-te-la gratis i sense donar-nos les teves dades de contacte.

Aspectes legals: veracitat i protecció de les dades

Un dels principals arguments en contra de fer servir un document d’Excel per dur el control horari és que no es pot controlar qui i com accedeix a la informació que conté. Podem plantejar dues situacions:

• Cada treballador introdueix les hores d’entrada i sortida: aquesta solució, a banda d’ingènua, és força perillosa quant a la privacitat. La ingenuitat ve del fet que el treballador pot introduir les hores de manera arbitrària en el seu propi benefici (per exemple, pot ocultar retards o absències, o bé pot indicar que fa més hores de les que ha de fer). D’altra banda, el perill quant a la privacitat ve del fet que qualsevol treballador pot veure i modificar les dades d’altres treballadors, amb la qual cosa es vulneraria allò disposat en el Reglament General de Protecció de Dades (RGPD). Aquesta vulneració pot evitar-se fent servir un fitxer Excel individual per a cada treballador (i garantint l’accés autoritzat), però això no evitaria el que hem comentat sobre la veracitat de les hores d’entrada i sortida.

• Una única persona introdueix les hores d’entrada i sortida: en aquest cas aquesta persona seria la responsable de les dades, amb què amb una correcta declaració de qui és aquesta persona podria complir-se el RGPD. El problema apareix quan els treballadors són nombrosos i/o realitzen múltiples entrades i sortides durant el dia. Posem-ne un exemple: imaginem una empresa amb 4 treballadors, amb un horari de 8 a 14 i de 15 a 18. Segons la llei, la pausa per dinar de 14 a 15 s’ha d’indicar amb marcatges, amb la qual cosa cada dia l’empresa genera 16 marcatges (4 empleats x 4 marcatges diaris per empleat). Si, a més, un treballador entra o surt de l’empresa quan el responsable de les dades no està disponible, com es registra aquella entrada o sortida? La comunicarà el propi treballador a posteriori, amb el perill que no doni una dada fiable? Li demanarà a un altre responsable de les dades que apunti l’entrada o sortida?

Per què fer-ho manualment?

Si avui dia demanem a una aplicació que ens busqui el telèfon d’un restaurant, que ens indiqui el camí més ràpid a una destinació o que ens porti la comptabilitat de l’empresa, per què hauríem de perdre el temps en fer manualment una cosa que pot automatitzar-se? Existeixen solucions de control horari de tot tipus que proporcionen un alt nivell d’automatització:

• Per fitxar a l’oficina: existeixen rellotges de fitxar que identifiquen els treballadors per reconeixement facial, empremta dactilar o mitjançant una targeta RFID. Aquests aparells emmagatzemen els marcatges de manera autònoma fins que són llegits a través d’una memòria USB o des d’un ordinador.

• Per fitxar des de fora de l’oficina: tant per a empleats que facin teletreball com per aquells que la seva activitat és itinerant (per exemple: venedors, metges a domicili, etc…) existeixen solucions econòmiques que permeten fitxar des d’un ordinador o des d’un mòbil o tauleta. Els marcatges s’emmagatzemen en un servidor al que es pot accedir posteriorment per obtenir-los.

No ha de ser car

Per Internet hi ha una multitud de proveidors que ofereixen únicament software de control horari a canvi d’una quota mensual. El que ningú explica, tanmateix, és que pots disposar d’aquest software amb un únic pagament i per sempre. Per 300€ pots disposar d’una solució de control horari de qualitat que, si la contractessis online, acabaries pagant més de 2.000€ al cap de 5 anys (fes tu mateix els números!).

Explotació de les dades: la informació és valuosa

Finalment, en aquest apartat, et donarem un motiu que va més enllà de complir la llei o d’automatitzar un procés. Utilitzar un software de control horari et permet conèixer informació de la teva pròpia empresa, per exemple:

• Pots generar informes d’absentisme que t’informaran sobre els retards i absències que es produeixen, bé siguin per detectar mals comportaments com per millorar els horaris a fi de conciliar la vida familiar i laboral dels treballadors.

• Pots conèxier les hores extres que es produeixen en l’empresa a fi d’elaborar millor les nòmines o de planificar millor els recursos per minimitzar aquestes hores mantenint la productivitat.

• Pots gestionar les baixes i les vacances del personal de manera còmoda i senzilla.

• Pots generar llistats de marcatges davant d’un requeriment d’Inspecció de Treball o d’algun empleat.

Si has arribat fins aquí esperem que t’hàgim convençut que fer servir una plantilla d’Excel per portar el registre de la jornada laboral és una mala idea. Però si encara dubtes, pots posar-te en contacte amb nosaltres i et resoldrem qualsevol consulta sobre quina solució de control horari et convé més.

Perè si encara vols fer servir una plantilla de registre de la jornada laboral en Excel, fes clic al botó de descàrrega: