Guia per complir la llei de control horari

↓ Només vull veure un vídeo d’exemple de control horari ↓

A molts, la nova llei que obliga les empreses espanyoles a dur el control horari dels seus treballadors per combatre la precarietat laboral els ha suposat un mal de cap per dos motius principalment: en primer lloc, el fet d’haver d’afegir una tasca de gestió (una altra més) en el dia a dia de l’empresa; i en segon lloc, en cas que es vulgui automatitzar el registre de la jornada, el fet d’haver d’invertir en l’equipament i software necessari per dur a terme aquesta tasca.

A tot això s’hi afegeix el fet d’haver de determinar què és el que realment necessitem. En aquest article t’oferim una guia amb quatre simples preguntes que t’ajudaran a escollir el sistema de control horari que més s’ajusta a les necessitats de la teva empresa.

1. Vols portar el registre de la jornada manualment o amb ajuda d’una aplicació?

Molts empresaris de petites empreses han optat per crear un arxiu Excel en què, de manera manual, s’hi anoten les hores d’entrada i sortdida de cada treballador, així com l’horari que li correspon fer cada dia. Des del nostre punt de vista aquesta solució no és en absolut adequada per diversos motius. En primer lloc, les accions manuals sempre són susceptibles de cometre errors. D’altra banda, implica dedicar una persona per a que dugui el control d’aquest registre per evitar la seva manipulació no autoritzada, així com anotar-hi la data i hora en què cada empleat entra o surt de la feina. Aquesta opció pot funcionar si a l’empresa sou 2 o 3 persones, però en casos amb més personal el registre manual es torna feixuc.

La solució més adequada és adquirir un programa de control horari i, opcionalment, un rellotge de fitxar en què els treballadors indicaran les entrades i sortides. No obstant, avui dia pot obviar-se l’ús de rellotges de fitxar i optar per que els empleats fitxin des del seu telèfon mòbil.

2. Vols dedicar recursos humans propis de la teva empresa a la tasca del control horari, o prefereixes externalitzar el servei?

Finalment t’has decidit per adquirir o inclús llogar un programa de control horari (més endavant veurem les diferències). Perfecte! No obstant és necessari que algú de la teva empresa, de manera periòdica, revisi que els treballadors no s’hagin oblidat de fitxar d’acord amb els seus horaris. També és possible que hagi de comprovar si algú es va absentar de la feina perquè estava de baixa. I per últim, pot interessar realitzar periòdicament informes d’hores extres per verificar que els treballadors no excedeixen els límits establerts per la llei o pel conveni corresponent. Aquestes i altres tasques requereixen certa dedicació de tant en tant que potser no et puguis permetre. Si aquest és el cas, en lloc de comprar o llogar un sistema de control horari el convenient seria externalitzar el control horari. L’externalització consisteix en un servei en què, cada mes, la teva empresa rep un informe de les entrades i sortides dels empleats, de les hores que han treballat, les extres, les absències produïdes, etc… L’únic que es necessita és que els treballadors fitxin des del seu telèfon mòbil o que ho facin en un rellotge de fitxar instal·lat en les vostres oficines i al qual s’accedeix des d’Internet per obtenir els marcatges.

3. Com vols que fitxin els empleats?

Existeixen fonamentalment dues maneres que els empleats indiquin les seves entrades i sortides de la feina: utilitzant un rellotge de fitxar que s’instal·la en les oficines de l’empresa, o bé fent que els treballadors fitxin des del seu telèfon mòbil. L’opció més econòmica és aquesta última, ja que no implica comprar o llogar cap dispositiu. No obstant, un rellotge de fitxar permet tenir un major control de la presència dels treballadors, ja que els obliga a estar presents en l’oficina. A més, un rellotge de fitxar amb reconeixement d’empremtes o facial assegura quasi al 100% que qui fitxa és qui diu ser (s’evita la picaresca que algú pugui fitxar per algú altre). Tanmateix, existeix una tercera opció que és disposar d’un sistema híbrid amb rellotges de fitxar i fitxatge des del mòbil. Aquests sistemes són especialment útils quan es disposa de personal d’oficina i personal itinerant al mateix temps. Per exemple, una empresa de serveis de neteja disposa de treballadors d’oficina i treballadors que realitzen la seva tasca de neteja a casa dels clients. Al fitxar des del mòbil es pot registrar la geolocalització del treballador per verificar que es troba on hauria d’estar oferint el servei.

4. Compra o lloguer?

Tant l’aplicació de control horari com els rellotges de fitxar poden comprar-se o llogar-se. Els avantatges de llogar són diversos: el més clar és el fet que sempre disposaràs de la darrera versió de l’aplicació i dels equips. A més, els serveis de lloguer normalment inclouen formació i servei integral d’assistència tècnica, ja sigui telefònica o online. Si en lloc de llogar comprem els elements per implementar el sistema de control horari, pagarem de cop el valor de la inversió, i si volem contractar un servei d’assistència i manteniment, ho haurem de fer a part. L’important, tanmateix, és que pots escollir quina opció és la que més et convé.

Un exemple real de control horari

Per acabar l’article mostrarem un exemple d’una aplicació de control horari que tant es pot comprar per instal·lar-la en el servidor de la teva empresa, com per llogar-la en el núvol. Aquesta aplicació, a més, suporta tant l’opció que els empleats fitxin des del seu telèfon mòbil com que utilitzin rellotges de fitxar instal·lats en l’oficina. Estem parlant de l’aplicació de control horari NUMA. NUMA es distingeix d’altres aplicacions de control horari per la seva senzillesa de manteniment, és a dir, de generar informes de les entrades i sortides, les hores treballades i les extres, es absències i retards, etc… Et deixem amb un vídeo de demostració d’aquesta aplicació!

Més informació sobre NUMA