Comparar software de control horari

Des que va sorgir l’obligatorietat de fitxar al treball per dur a terme el registre de la jornada laboral, ha aparegut una multitud de proveïdors que ofereixen apps de control horari que permeten als empleats indicar l’inici i final de la seva jornada, cosa que pot fer complicat decidir-se per un o altre, especialment si mai abans hem utilitzat un software de control horari.

En aquest article presentem una llista de coses a tenir en compte abans de contractar o adquirir un software de control horari per poder elaborar una taula comparativa a partir de la informació que puguem obtenir de la pàgina web de cada proveïdor.

Factor #1. Qui hi ha darrere?

Una consultora? Una empresa de suport i manteniment informàtic? Sovint, rere alguns proveïdors hi ha empreses o desenvolupadors de software genèric que no tenen el control horari ni el control de presència com la seva especialitat, sinó que l’han incorporat recentment a la seva cartera de productes per satisfer una necessitat del mercat fruit de la nova normativa. Per això, aquests proveïdors tenen una experiència que es remunta tan sols als tres o quatre anys anteriors a l’aparició de la llei de registre de la jornada laboral, per la qual cosa poden no disposar d’un coneixement profund de l’àmplia casuística que es pot arribar a donar en les necessitats de cada empresa pel que fa al control horari.

Algunes preguntes a fer-se són:

Posen a la seva pàgina web quants anys porten dedicant-se a la creació de software de control horari?
En l’apartat “Avís Legal” de la pàgina web, apareix el nom d’una empresa que no s’esmenti en cap lloc de la pàgina?
Quina és l’activitat principal d’aquesta empresa?

Factor #2. Quins mètodes de fitxatge ofereixen?

Vivim en l’era del telèfon mòbil i tot sembla fer-se únicament i exclusiva amb aquest dispositiu. Es pot detectar fàcilment quins proveïdors de software de control horari són nous en el sector i quins no. Simplement hem de fer-nos una pregunta: en la seva web, ofereixen altres mètodes de fitxar a banda d’una app de telèfon mòbil? Si no es així, estan obviant altres mètodes com l’ús de rellotges de fitxar. Si bé l’ús del telèfon mòbil pot justificar-se en casos de teletreball, els rellotges de fitxar proporcionen altres avantatges com:

Garanteixen que els empleats inicien i finalitzen les seves jornades de manera exacta, a l’estar instal·lats en els mateixos centres de treball.
Els empleats poden fitxar per reconeixement facial o d’empremta dactilar, oferint així més seguretat a l’hora d’evitar que un empleat fitxi per un altre.
No requereixen que els empleats tinguin mòbil d’empresa o que instal·lin en els seus mòbils personals apps que no siguin del seu ús privat.

Factor #3. Fabriquen els seus propis productes?

Ja siguin rellotges de fitxar com software de control horari, el fet que el proveïdor sigui fabricant (i no únicament distribuïdor) fa que tingui major capacitat de resposta a l’hora de solucionar problemes, així com adaptar els productes a les necessitats de cada empresa.

Factor #4. Com ofereixen els seus productes i serveis?

Vet aquí una llista de preguntes a fer-se sobre com cada proveïdor ofereix els seus productes i serveis:

Puc comprar el software per instal·lar-lo en el meu servidor/ordinador?
Puc llogar el software i instal·lar-lo en el meu servidor/ordinador?
Puc contractar el software en el núvol?
Puc llogar els rellotges de fitxar en lloc de comprar-los?

Factor #5. Com és el suport tècnic?

Els sistemes de control horari poden tenir diferents nivells de complexitat depenent de l’estructura de cada empresa. Per això és important que el proveïdor ofereixi un suport tècnic de qualitat. Algunes de les preguntes que podem fer-nos sobre el suport tècnic són les següents:

El telèfon d’atenció és una trucada nacional o un número 902? Aquest és un factor a tenir en compte, ja que les trucades a números 902 poden ser costoses.
Ofereixen la possibilitat d’assistir telemàticament a través d’aplicacions com TeamViewer o AnyDesk? Aquestes aplicacions són molt útils, ja que permeten al proveïdor accedir remotament (però amb supervisió) a l’ordinador del client per resoldre problemes.
Ofereixen formació sobre l’ús de l’aplicació? Una ajuda online o un webinar de vegades no són suficients. Un curs online personalitzat, en canvi, és una solució molt més efectiva a l’hora d’aprendre a utilitzar un software de control horari.

Factor #6. Ofereixen una solució “gratis”?

Avui dia sabem perfectament que allò gratis surt car; potser no de manera immediata, però sí amb el temps. Un servei o producte gratis mai no disposarà d’una assistència tècnica de qualitat i, a mesura que anem utilitzant l’aplicació, veurem que necessitarem ajuda addicional. En aquest punt és quan ens donarem compte de dues coses: primer, que haurem invertit el nostre temps en començar a utilitzar una aplicació que no acabem de dominar o que no acaba d’ajustar-se a les nostres necessitats; i segon, que ja serà massa tard per evitar recórrer al servei d’assistència - aquest cop sí -, de pagament. Per tant, és recomanable no aventurar-se en un producte “gratis” si no estem segurs que és l’adequat i dels futurs costos en cas que acabem contractant una versió de pagament.

Esperem que aquest article t’hagi resultat útil. Si vols saber més sobre com escollir el correcte software de control horari, et convidem a llegir aquest altre article: Escollir el correcte software de control horari.