Preguntes freqüents de control horari

Què és el control horari?

El control horari és la tasca que fan les empreses per verificar que els empleats compleixin els seus horaris de treball. Les motivacions són diverses: des de simplement complir la llei fins a obtenir dades que permetin conèixer amb precisió les hores treballades, les extres i l’absentisme del personal.

Són cares les app i sistemes de control horari?

Tot depèn de les característiques que necessitis. Per exemple, a Imesd et podem oferir una solució mínima per complir la llei per un únic pagament de 300€ que inclou 6 mesos d’assistència telefònica gratuïta. Si busques quelcom una mica més sofisticat evidentment el preu serà més alt. És important també que consideris si has de contractar o no un programari de control horari al núvol, ja que a la llarga pot sortir-te molt més car perquè estaràs pagant una quota mensual. Per exemple, si pagues 20€ al mes, en un any ja hauràs pagat més del necessari per, simplement, complir la llei de registre de la jornada laboral.

He de llogar el programari de control horari al núvol o millor el compro?

Llogar el programari al núvol et permet, simplement, que altres facin la tasca de mantenir la infrastructura informàtica que et proporciona l’aplicació de control horari. No obstant això, has de pagar una quota mensual per sempre. Si ja disposes d’infrastructura i de gent que manté els teus sistemes informàtics, és millor comprar el programari de control horari, ja que només hauràs de pagar una sola vegada i el cost del manteniment es veurà absorbit pel que ja tens.

Com fitxen els treballadors a l’empresa?

Hi ha diversos mecanismes perquè un treballador registri les entrades i sortides durant la jornada laboral. El primer i més destacable és fer servir rellotges de fitxar, màquines expressament dissenyades per funcionar 24h al dia, 7 dies a la setmana, per identificar els treballadors i emmagatzemar els fitxatges fins que una aplicació de control horari els llegeixi. També es pot fitxar utilitzant apps per a mòbil o portals web de l’empleat, que permeten fitxar des de casa o qualsevol altre lloc.

Què són els rellotges de fitxar?

Un rellotge de fitxar és un dispositiu electrònic dissenyat única i exclusivament per registrar presencialment les entrades i sortides dels treballadors durant la seva jornada laboral. Si bé molts creuen erròniament que les app de fitxar substitueixen aquests elements, no és així. Moltes empreses prefereixen fer servir rellotges de fitxar per diversos motius, com per exemple:

• No obliguen el treballador a utilitzar el telèfon mòbil per a assumptes de la feina.
• És impossible falsejar l’hora i la geolocalització dels fitxatges.
• Minimitzen la probabilitat que els treballadors s’oblidin de fitxar, ja que es col·loquen en un lloc de pas de les oficines.

Com evitar que un treballador fitxi per un altre?

La millor opció per evitar que un treballador pugui fitxar per un altre és mitjançant rellotges de fitxar de reconeixement biomètric (per exemple: per empremta dactilar o facial).

Què passa si els treballadors s’obliden de fitxar?

Fitxar és, segons la llei, una obligació de tots els treballadors. Per aquest motiu els treballadors han de tenir especial cura per no oblidar-se de fitxar les entrades i sortides. Tot i això, som humans, i de vegades els oblits passen. Hi ha gent que es posa una alarma al mòbil, però això no serveix si els horaris són flexibles (és a dir, no tenen hores d’entrada i sortida fixes). La millor solució és que el departament de RRHH disposi de les eines necessàries per detectar a temps oblits de fitxar i corregir-los de manera apropiada. El més important és no deixar que els oblits s’acumulin, perquè a la llarga tindrem una gran quantitat d’errors que cal corregir davant d’una possible inspecció de treball.

És legal fitxar amb el mòbil personal del treballador?

Mentre que el treballador estigui d’acord a utilitzar el telèfon mòbil per instal·lar una app de control horari, no hi ha cap problema. Tot i això l’ús d’apps corporatives en telèfons personals està últimament en dubte pel nivell d’intrusisme que les empreses fan en l’àmbit personal dels treballadors. Per exemple, hi ha apps que avisen el treballador que ha de fitxar: perquè l’app ho sàpiga, ha de fer servir les dades que el treballador paga de la seva butxaca i a més implica que l’app està utilitzant en tot moment recursos (memòria i CPU) del dispositiu mòbil. Una bona alternativa a les aplicacions de control horari són les anomenades “app web” o portals d’empleat, als quals s’accedeix mitjançant el navegador del mòbil només quan el treballador vol fitxar.

Què és el saldo (o borsa d’hores) i com el puc gestionar?

El saldo (també conegut com a borsa d’hores) és la diferència entre allò que un treballador ha treballat i la quantitat d’hores que hauria d’haver treballat. El saldo és positiu quan el treballador ha fet més hores de les que correspon. En aquests casos, les empreses poden compensar el saldo mitjançant plusos econòmics o hores lliures. La gestió del saldo es duu a terme mitjançant un programari de control horari com Numa, el qual permet definir les regles de càlcul del saldo, i generar informes amb el valor del mateix.

Què és la sol·licitud de vacances i hores lliures i com la puc gestionar?

La sol·licitud de vacances i hores lliures és el procés mitjançant el qual els treballadors i els departaments de RRHH es comuniquen per gestionar els permisos del personal a fi de quadrar l’agenda de tota la plantilla. La gestió de les vacances es duu a terme mitjançant un programari de control horari com Numa, el qual permet, d’una banda, indicar quin tipus de vacances poden sol·licitar els treballadors des del portal de l’empleat; i de l’altra, informar els gestors de RRHH perquè acceptin o rebutgin aquestes sol·licituds.

Per què el programari de control horari d’Imesd és el que millor s’adapta a les necessitats de cada empresa?

El programari de control horari Numa és el resultat de concentrar més de 30 anys d’experiència i té tot el que es pot demanar a una aplicació d’aquest tipus. La clau del seu èxit és la flexibilitat per adaptar les seves funcionalitats (i el preu) a les necessitats de cada empresa, permetent definir horaris de tota mena, amb càlculs d’hores personalitzats. És una aplicació 100% web responsive, potent i ràpida, i permet la integració amb altres programes de Nòmina i ERPs. També és compatible amb diversos models de rellotges de fitxar del mercat i permet el fitxatge des d’app web i portal de l’empleat. A més, està disponible tant al núvol com en modalitat de compra, perquè l’empresa aprofiti els seus recursos informàtics i no hagi de pagar quotes mensuals per disposar d’un servei de control horari.