Guia AEPD: impacte legal i alternatives en l'ús de sistemes biomètrics per al control laboral

En un article recent publicat al blog d’Audens, es proporciona informació crucial sobre la situació actual de l’ús de sistemes biomètrics per al control de presència i accés dels treballadors a les empreses, especialment en el context espanyol. L’Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD) ha llançat una guia que qüestiona la viabilitat i legitimació d’aquestes tecnologies, marcant un canvi significatiu en la seva postura anterior.

En un principi, el Tribunal Suprem va donar suport a l’ús de sistemes biomètrics per al control de jornada, considerant-ho una mesura legítima. No obstant això, la introducció de les dades biomètriques com a “categoria especial” pel Reglament General de Protecció de Dades (RGPD) va plantejar desafiaments. La AEPD havia diferenciat entre “identificació” i “autenticació”, permetent la segona sense caure en la categoria de dades especials.

Tot i així, les directrius del Comitè Europeu de Protecció de Dades, publicades a l’abril de 2023, contradien aquesta interpretació. Segons aquestes directrius, tant l’autenticació com la identificació comporten el tractament de dades personals i, específicament, de categories especials de dades personals.

Aquesta nova perspectiva ha portat la AEPD a reconsiderar la seva posició. La seva guia més recent destaca el gran risc per a la privacitat associat amb aquests sistemes i confirma que, en principi, el seu ús està prohibit, llevat que es compleixin condicions específiques del RGPD. La guia destaca la dificultat de demostrar la necessitat d’aquests tractaments, fins i tot amb el consentiment dels treballadors.

L’Agència suggereix alternatives menys intrusives, com ara targetes intel·ligents o certificats digitals, per al control horari. Donat que aquestes alternatives són poc efectives per evitar que un empleat fitxi per un altre, l’AEPD advoca per la “intervenció humana” en casos de sospita de frau, tot i que impliqui costos addicionals. La guia subratlla que, si no és necessari el tractament de dades biomètriques, no es compleix amb el RGPD i, com que és un tractament de gran risc, no se satisfà el requisit de “necessitat”.

En resum, llevat que els empresaris puguin demostrar de manera convincent la necessitat imperiosa d’utilitzar sistemes biomètrics, la guia de la AEPD suggereix descartar aquesta tecnologia. Això planteja la qüestió d’una possible modificació del marc jurídic per alinear les lleis amb les necessitats canviant en l’àmbit del control de presència i accés en l’entorn laboral, ja que, segons la nova postura de la AEPD, l’ús actual de sistemes de empremtes dactilars o reconeixement facial seria il·legal.

És important destacar que l’AEPD no té potestat legislativa; per tant, les directrius presentades a la seva guia no tenen caràcter normatiu. El que s’exposa en el document són recomanacions destinades a orientar les empreses sobre pràctiques que podrien ajudar a evitar possibles causes judicials en relació amb el tractament de dades biomètriques. La guia serveix com a interpretació i aplicació de les normatives existents, subratllant la importància de considerar la privacitat i la necessitat en implementar tecnologies de control de presència i accés, però no estableix regles vinculants per si mateixa. Les empreses han d’estar al corrent de l’evolució legal i les possibles modificacions en el marc normatiu que puguin sorgir en resposta a aquests desenvolupaments.

Finalment, volem destacar que els rellotges de fitxar i programari de control horari d’Imesd permeten la identificació dels empleats tant biomètricament com mitjançant una targeta o un codi indicat pel teclat, de manera que els nostres clients poden triar quin sistema utilitzar basant-se en les recomanacions que els seus assessors legals determinin. A més, el software de control horari Imesd Numa permet fitxar des d’un portal de l’empleat, que no requereix l’ús de dades biomètriques.