Guía para cumplir la ley de control horario

↓ Solo quiero ver un vídeo de ejemplo de control horario ↓

A muchos, la reciente ley que obliga a las empresas españolas a llevar el control horario de sus trabajadores para combatir la precariedad laboral les ha supuesto un quebradero de cabeza por dos motivos principalmente: en primer lugar, el hecho de tener que añadir una tarea de gestión (otra más) en el día a día de la empresa; y en segundo lugar, en el caso de que el registro de la jornada quiera automatizarse, el hecho de tener que invertir en el equipamiento y software necesario para llevar a cabo dicha tarea.

A todo ello se le añade el hecho de tener que determinar qué es lo que realmente necesitamos. En este artículo te ofrecemos una guía con cuatro simples preguntas que te ayudarán a elegir el sistema de control horario que más se ajusta a las necesidades de tu empresa.

1. ¿Quieres llevar el registro de la jornada manualmente o con ayuda de una aplicación?

Muchos empresarios de pequeñas empresas han optado por crear un archivo de Excel en el que, de manera manual, se anotan las horas de entrada y salida de cada trabajador, así como el horario que le corresponde hacer cada día. Desde nuestro punto de vista esta solución no es para nada adecuada por varios motivos. En primer lugar, las acciones manuales siempre son susceptibles de cometer errores. Por otro lado, implica dedicar una persona a llevar el control de ese registro para evitar su manipulación no autorizada, así como anotar en él la fecha y hora en las que cada empleado entra o sale del trabajo. Esta opción puede funcionar si en la empresa sois 2 o 3 personas, pero en casos con más personal el registro manual se vuelve tedioso.

La solución más adecuada es adquirir un programa de control horario y, opcionalmente, un reloj de fichar en el que los trabajadores indicarán las entradas y salidas. Sin embargo, hoy en día puede obviarse el uso de los relojes de fichar y optar por que los empleados fichen desde su teléfono móvil.

2. ¿Quieres dedicar recursos humanos propios de tu empresa a la tarea del control horario, o prefieres externalizar el servicio?

Finalmente te has decidido por adquirir o incluso alquilar un programa de control horario (más adelante veremos las diferencias). ¡Perfecto! Sin embargo es necesario que alguien de tu empresa, de manera periódica, revise que los trabajadores no se hayan olvidado de fichar de acuerdo con sus horarios. También es posible que haya que comprobar si alguien se ausentó del trabajo porque estaba de baja. Y por último, puede interesar realizar periódicamente informes de horas extras para verificar que los trabajadores no exceden los límites establecidos por la ley o por el convenio correspondiente. Estas y otras tareas requieren cierta dedicación de vez en cuando que quizás no puedas permitirte. Si este es el caso, en lugar de comprar o alquilar un sistema de control horario lo conveniente sería externalizar el control horario. La externalización consiste en un servicio en el que, cada mes, tu empresa recibe un informe de las entradas y salidas de los empleados, de las horas que han trabajado, las extras, las ausencias producidas, etc… Lo único que se necesita es que los trabajadores fichen desde su teléfono móvil o que lo hagan en un reloj de fichar digital instalado en vuestras oficinas y al que se accede desde Internet para obtener los fichajes.

3. ¿Cómo quieres que fichen los empleados?

Existen fundamentalmente dos maneras de que los empleados indiquen sus entradas y salidas del trabajo: utilizando un reloj de fichar que se instala en las oficinas de la empresa o bien haciendo que los trabajadores fichen desde su teléfono móvil. La opción más económica es esta última, ya que no implica comprar o alquilar ningún dispositivo. Sin embargo, un reloj de fichar permite tener un mayor control de la presencia de los trabajadores, ya que obliga a los mismos a estar presentes en la oficina. Además, un reloj de fichar con reconocimiento de huellas o facial asegura casi al 100% que quien ficha es quien dice ser (se evita la picaresca de que alguien pueda fichar por otro). Sin embargo, existe una tercera opción que es disponer de un sistema híbrido con relojes de fichar y fichaje desde el móvil. Estos sistemas son especialmente útiles cuando se dispone de personal de oficina y personal itinerante al mismo tiempo. Por ejemplo, una empresa de servicios de limpieza dispone de trabajadores de oficina y trabajadores que realizan su tarea de limpieza en casa de los clientes. Al fichar desde el móvil puede registrarse opcionalmente la geolocalización del trabajador para verificar que se encuentra donde debería estar ofreciendo el servicio.

4. ¿Compra o alquiler?

Tanto la aplicación de control horario como los relojes de fichar pueden comprarse o alquilarse. Las ventajas de alquilar son varias: la más clara es el hecho de que siempre dispondrás de la última versión de la aplicación y de los equipos. Además los servicios de alquiler normalmente incluyen formación y servicio integral de asistencia técnica, ya sea telefónica o online. Si en lugar de alquilar compramos los elementos para implementar el sistema control horario, pagaremos de golpe el valor de la inversión, y si queremos contratar un servicio de asistencia y mantenimiento, lo tendremos que hacer aparte. Lo importante, sin embargo, es que puedes elegir qué opción es la que más te conviene.

Un ejemplo real de control horario

Para terminar el artículo mostraremos un ejemplo de una aplicación de control horario que puede tanto comprarse para instalarla en el servidor de tu empresa, como para alquilarla en la nube. Esta aplicación, además, soporta tanto la opción de que los empleados fichen desde su teléfono móvil como de que usen relojes de fichar instalados en la oficina. Estamos hablando de la aplicación de control horario NUMA. NUMA se distingue de otras aplicaciones de control horario por su sencillez de mantenimiento, es decir, de generar informes de las entradas y salidas, las horas trabajadas y las extras, las ausencias y retrasos, etcétera. ¡Te dejamos con un vídeo de demostración de esta aplicación!

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