¿Qué hacer cuando no se pueda fichar en papel?
El borrador del anteproyecto de ley sobre la reducción de la jornada que el Ministerio de Trabajo prevé implementar progresivamente durante el 2024 y 2025, cuyo fin es rebajar la jornada laboral a 37,5 horas semanales, viene acompañado de una reforma en el registro de la jornada laboral que tiene el objetivo de garantizar que se cumplan los límites sobre el tiempo trabajado. En particular, el anteproyecto propone dos mejoras principales de dicho registro y que comentaremos a continuación.
El control horario debe digitalizarse
Hasta ahora, la ley de registro de la jornada laboral no establecía qué método debía utilizarse para indicar las horas de inicio y fin de la jornada, con lo que muchas pequeñas y microempresas optaban por un registro manual realizado sobre papel. Este método, sin embargo, entra en conflicto con lo que reza el anteproyecto de ley:
La empresa mantendrá un registro diario de jornada, realizado por medios digitales.
El motivo detrás de este nuevo requisito es que el registro de la jornada en papel es susceptible a manipulaciones y, por tanto, no cumple con los principios de objetividad y fiabilidad que se presume que debe tener.
El registro de la jornada debe poderse acceder automática y telemáticamente
Otros dos principios que no cumple el registro en papel son la accesibilidad y la interoperatividad. La reforma establece que, a partir de ahora, el registro deberá ser accesible de manera automática por los trabajadores, los representantes sindicales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Además, para estos dos últimos casos, el acceso al registro de la jornada deberá poderse hacer también telemáticamente.
¿Y si uso plantillas de Excel para el control horario?
Si bien las hojas de cálculo de Excel son un soporte digital para llevar el registro de la jornada, no cumplen con los principios que acabamos de comentar, ya que la información que contienen puede ser manipulada y el acceso al registro es limitado.
Por tanto, tal y como hemos explicado en otras ocasiones en nuestro blog, no recomendamos el uso de Excel para llevar el control horario.
¿Entonces, me obligan a pagar cada mes por una app de control horario?
Las suscripciones por el uso de software han crecido en los últimos años hasta convertirse en una parte abultada del presupuesto mensual de muchas empresas. Quedan lejos los años en los que se podía comprar una licencia de uso de un software y usarlo de manera indefinida.
Aplicaciones de control horario como Factorial o Sesame se ofrecen mediante una suscripción de, aproximadamente, unos 4€ al mes por empleado. Esto significa que si una empresa de 10 empleados quiere simplemente cumplir la ley de registro de la jornada, tendrá que añadir a sus costes anuales unos 480€ adicionales. Teniendo en cuenta que el periodo mínimo de retención de los datos de control horario es de 4 años, los costes ascenderán a 1.920€ (asumiendo que el proveedor no incremente nunca el precio del servicio).
¿Qué alternativa me queda? El software de control horario Numa.
Numa es un software de control horario de pago único (a partir de 300€) que cristaliza la experiencia acumulada durante más de 35 años por Imesd Electrónica, una empresa que desde 1988 ha implementado cientos de soluciones de control horario y registro de la jornada laboral.
Numa dispone de un gran número de características y funcionalidades que permiten gestionar el control del tiempo de los trabajadores, como las vacaciones, las asusencias, las horas extras, etc…
Además, ofrece las siguientes ventajas que lo distinguen de otras soluciones que pueden encontrarse en el mercado:
- Es altamente modulable, por lo que se adapta a empresas de tan solo un trabajador a empresas de miles de trabajadores. El precio, en consecuencia, también se adapta a cada caso. La solución más económica es de un pago único de 300€ (sin límite de empleados).
- Permite un gran número de métodos de fichaje: desde móvil, PC y mediante el uso de relojes de fichar.
- Contempla un gran número de casos horarios: horarios nocturnos, flexibles, con cortesías, descansos flexibles, correturnos, etc…
- Disponible sin suscripción
Comparación entre Numa y soluciones como Factorial o Sesame
Factorial o Sesame son soluciones de gestión de los RRHH que ofrecen control horario. Numa, sin embargo, es una aplicación avanzada de control horario que permite ser configurada para contemplar una extensa casuística de planificaciones horarias. Es esta capacidad de configuración la que permite a Numa cubrir desde un horario simple de oficina o de comercio, hasta los complejos casos de la hostelería y restauración, del sector hospitalario y residencial, y de la industria.
Por otro lado, a pesar de estar disponible también en la nube, Numa está disponible en modalidad de compra (sin suscripciones) y para poder ser instalado en los sistemas informáticos propios de cada empresa y usado de manera indefinida. Esto ofrece las siguientes ventajas con respecto a soluciones en la nube como Factorial o Sesame:
- Eliminación de suscripciones: el software se compra una sola vez y puede ser usado de manera indefinida.
- Seguridad y confidencialidad: los datos en aplicaciones como Factorial y Sesame se encuentran en manos de estas empresas y, como cualquier otra entidad que aglutine datos de millones de usuarios, éstas pueden ser objetivo de hackers que pueden comprometer sus protocolos de seguridad.
- Protección ante cambios de precio: proveedores como Factorial o Sesame, fuertemente respaldados por grupos de inversión, pueden incrementar repentinamente los precios de sus servicios para obtener mejores resultados. En este caso, si no pudiéramos afrontar dicho incremento, nos veríamos obligados a darnos de baja y empezar de nuevo con otro sistema de control horario.
Conclusión
Con la llegada, en 2019, de la obligación de llevar el registro de la jornada laboral de los trabajadores, se comprende perfectamente que las empresas hayan preferido realizar dicho registro en papel, ya que la única alternativa era suscribirse a una app de control horario con el coste recurrente que supone. Ahora que la ley obligará a digitalizar el control horario e invalidará el registro en papel, Numa se presenta como una solución de pago único que permitirá su cumplimiento.