La mejor plantilla de Excel para el control horario

¿Buscas la mejor plantilla de registro de la jornada laboral en Excel? Pues sentimos decirte que tal plantilla no existe… No, no decimos que no sea posible crear con Excel una plantilla de registro de horas de trabajo, pero sí afirmamos que hacerlo es una mala, muy mala idea. A continuación te exponemos algunos motivos, pero si después de leerlos continúas queriendo disponer de una plantilla, al final de este artículo podrás descargártela gratis y sin darnos tus datos de contacto.

Aspectos legales: veracidad y protección de los datos

Uno de los principales argumentos en contra de utilizar un documento de Excel para llevar el control horario es que no puede controlarse quién y cómo accede a la información que contiene. Podemos plantear dos situaciones:

• Cada trabajador introduce las horas de entrada y salida: esta solución, a parte de ingenua, es bastante peligrosa en cuanto a la privacidad. La ingenuidad viene del hecho de que el trabajador puede introducir las horas de manera arbitraria en su propio beneficio (por ejemplo, puede ocultar retrasos o ausencias, o bien puede indicar que hace más horas que las que debe). Por otro lado, el peligro por lo que refiere a la privacidad proviene del hecho de que cualquier trabajador puede ver y alterar los datos de otros trabajadores, con lo que se estaría vulnerando lo dispuesto en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Esta vulneración puede evitarse utilizando un archivo Excel individual para cada trabajador (y garantizando el acceso autorizado), pero esto no evitaría lo que hemos comentado acerca de la veracidad de las horas de entrada y salida.

• Una única persona introduce las horas de entrada y salida: en este caso dicha persona sería la responsable de los datos, con lo que con una correcta declaración de quién es esa persona podría cumplirse el RGPD. El problema aparece cuando los trabajadores son numerosos y/o realizan múltiples entradas y salidas durante el día. Pongamos un ejemplo: imaginemos una empresa con 4 trabajadores, con un horario de 8 a 14 y de 15 a 18. Según la ley, la pausa para comer de 14 a 15 debe indicarse mediante fichajes, con lo que, cada día, la empresa genera 16 marcajes (4 empleados x 4 marcajes diarios por empleado). Si, además, un trabajador entra o sale de la empresa cuando el responsable de los datos no está disponible, ¿cómo se registra esa entrada o salida? ¿La comunicará el propio trabajador a posteriori, con el peligro de que no dé un dato fiable? ¿Le pedirá a otro responsable de los datos que apunte la entrada o salida?

¿Por qué hacerlo manualmente?

Si hoy en día pedimos a una aplicación que nos busque el teléfono de un restaurante, que nos indique el camino más rápido a una destinación o que nos lleve la contabilidad de la empresa, ¿por qué deberíamos perder el tiempo en hacer manualmente algo que puede automatizarse? Existen soluciones de control horario de todo tipo que proporcionan un alto nivel de automatización:

• Para fichar en la oficina: existen relojes de fichar que identifican a los trabajadores por reconocimiento facial, por huella dactilar o mediante una tarjeta RFID. Estos aparatos almacenan los fichajes de manera autónoma hasta que son leídos mediante una memoria USB o desde un ordenador.

• Para fichar desde fuera de la oficina: tanto para empleados que hacen teletrabajo como para aquéllos que su actividad es itinerante (por ejemplo: vendedores, médicos a domicilio, etc…) existen soluciones económicas que permiten fichar desde un ordenador o desde un móvil o tableta. Los fichajes se almacenan en un servidor al que puede accederse posteriormente para obtenerlos.

No tiene que ser caro

Por Internet hay multitud de proveedores que ofrecen únicamente software de control horario a cambio de una cuota mensual. Lo que nadie cuenta, sin embargo, es que puedes disponer de ese software con un único pago y para siempre. Por 300€ puedes disponer de una solución de control horario de calidad que, si lo contratases online, acabarías pagando más de 2.000€ al cabo de 5 años (¡haz tus propios cálculos!).

Explotación de los datos: la información es valiosa

Finalmente, en este apartado, te daremos un motivo que va más allá de cumplir la ley o de automatizar un proceso. Utilizar un software de control horario te permite conocer información de tu propia empresa, por ejemplo:

• Puedes generar informes de absentismo que te informarán sobre los restrasos y ausencias que se producen, bien sean para detectar malos comportamientos como para mejorar los horarios a fin de conciliar la vida familiar y laboral de los trabajadores.

• Puedes conocer las horas extras que se producen en la empresa a fin de elaborar mejor las nóminas o de planificar mejor los recursos para que minimizar dichas horas manteniendo la productividad.

• Puedes gestionar las bajas y las vacaciones del personal de manera cómoda y sencilla.

• Puedes generar listados de marcajes ante el requerimiento de Inspección de Trabajo o de algún empleado.

Si has llegado hasta aquí esperamos que te hayamos convencido de que utilizar una plantilla de Excel para llevar el registro de la jornada laboral es una mala idea. Pero si todavía dudas, puedes ponerte en contacto con nosotros y te resolveremos cualquier consulta acerca de qué solución de control horario te conviene más.

Pero si todavía quieres usar una plantilla de registro de la jornada laboral en Excel, haz clic en el botón de descarga: