Comparar software de control horario

Desde que surgió la obligatoriedad de fichar en el trabajo para llevar el registro de la jornada laboral, ha aparecido una multitud de proveedores que ofrecen apps de control horario que permiten a los empleados indicar el inicio y fin de su jornada, lo que puede hacer complicado decidirse por uno u otro, especialmente si nunca antes hemos utilizado un software de control horario.

En este artículo presentamos una lista de cosas a tener en cuenta antes de contratar o adquirir un software de control horario para poder elaborar una tabla comparativa a partir de la información que podamos obtener de la página web de cada proveedor.

Factor #1. ¿Quién hay detrás?

¿Una consultora? ¿Una empresa de soporte y mantenimiento informático? A menudo detrás de algunos proveedores hay empresas o desarrolladores de software genérico que no tienen el control horario ni el control de presencia como su especialidad, sino que la han incorporado recientemente a su cartera de productos para satisfacer una necesidad del mercado fruto de la nueva normativa. Por ello, estos proveedores tienen una experiencia que se remonta tan solo a los tres o cuatro años anteriores a la aparición de la ley de registro de la jornada laboral, por lo que pueden no disponer de un conocimiento profundo sobre la amplia casuística que puede llegarse a dar en las necesidades de cada empresa por lo que se refiere al control horario.

Algunas preguntas a hacerse son:

  • ¿Ponen en su página web cuántos años llevan dedicados a la creación de software de control horario?
  • En el apartado “Aviso Legal” de la página web, aparece el nombre de una empresa que no se mencione en ningún lugar de la página?
  • ¿Cuál es la actividad principal de esa empresa?

Factor #2. ¿Qué métodos de fichaje ofrecen?

Vivimos en la era del teléfono móvil y todo parece hacerse única y exclusivamente con este dispositivo. Se puede detectar fácilmente qué proveedores de software de control horario son nuevos en el sector y cuáles no. Simplemente debemos hacernos una pregunta: en su página web, ¿ofrecen otros métodos de fichar a parte de una app de teléfono móvil? Si no es así, están obviando otros métodos como el uso de relojes de fichar. Si bien el uso del teléfono móvil puede justificarse en casos de teletrabajo, los relojes de fichar proporcionan otras ventajas tales como:

  • Garantizan que los empleados inician y finalizan sus jornadas de manera exacta, al estar instalados en los propios centros de trabajo.
  • Los empleados pueden fichar por reconocimiento facial o de huella dactilar, ofreciendo así más seguridad a la hora de evitar que un empleado fiche por otro.
  • No requieren que los empleados tengan un móvil de empresa o que instalen en sus móviles personales apps que no sean de su uso privado.

Factor #3. ¿Fabrican sus propios productos?

Ya sean relojes de fichar como software de control horario, el hecho de que el proveedor sea fabricante (y no únicamente distribuidor) hace que tenga mayor capacidad de respuesta a la hora de solucionar problemas, así como adaptar los productos a las necesidades de cada empresa.

Factor #4. ¿Cómo ofrecen sus productos y servicios?

He aquí una lista de preguntas a hacerse acerca de cómo cada proveedor ofrece sus productos y servicios:

  • ¿Puedo comprar el software para instalarlo en mi servidor/ordenador?
  • ¿Puedo alquilar el software e instalarlo en mi servidor/ordenador?.
  • ¿Puedo contratar el software en la nube?
  • ¿Puedo alquilar los relojes de fichar en lugar de comprarlos?

Factor #5. ¿Cómo es el soporte técnico?

Los sistemas de control horario pueden tener distintos niveles de complejidad dependiendo de la estructura de cada empresa. Por ello es importante que el proveedor ofrezca un soporte técnico de calidad. Algunas de las preguntas que podemos hacernos acerca del soporte técnico son las siguientes:

  • ¿El teléfono de atención es una llamada nacional o un número 902? Este es un factor a tener en cuenta, ya que las llamadas a números 902 pueden ser costosas.
  • ¿Ofrecen la posibilidad de asistir telemáticamente a través de aplicaciones como TeamViewer o AnyDesk? Estas aplicaciones son muy útiles, ya que permiten al proveedor acceder remotamente (pero con supervisión) al ordenador del cliente para resolver problemas.
  • ¿Ofrecen formación acerca del uso de la aplicación? Una ayuda online o un webinar a veces no son suficientes. Un curso online personalizado, en cambio, es una solución mucho más efectiva a la hora de aprender a utilizar un software de control horario.

Factor #6. ¿Ofrecen una solución “gratis”?

Hoy en día sabemos perfectamente que lo gratis sale caro; quizá no de manera inmediata, pero sí con el tiempo. Un servicio o producto gratis nunca dispondrá de una asistencia técnica de calidad y, a medida que vayamos utilizando la aplicación, veremos que necesitaremos de ayuda adicional. En ese punto es cuando nos daremos cuenta de dos cosas: primero, de que habremos invertido nuestro tiempo en empezar a utilizar una aplicación que no acabamos de dominar o que no acaba de ajustarse a nuestras necesidades; y segundo, que ya será demasiado tarde para evitar recurrir al servicio de asistencia - esta vez sí-, de pago. Por lo tanto, es recomendable no aventurarse en un producto “gratis” si no estamos seguros de que es el adecuado y de los futuros costes en caso de que acabemos contratando una versión de pago.


Esperamos que este artículo te haya resultado útil. Si quieres saber más acerca de elegir el correcto software de control horario, te invitamos a leer este otro artículo: Elegir el correcto software de control horario.