Preguntas frecuentes de control horario

¿Qué es el control horario?

El control horario es la tarea que realizan las empresas para verificar que los empleados cumplan con sus horarios de trabajo. Las motivaciones son varias: desde simplemente cumplir la ley hasta obtener datos que permitan conocer con precisión las horas trabajadas, extras y el absentismo del personal.

¿Son caras las app y sistemas de control horario?

Todo depende de las características que necesites. Por ejemplo, en Imesd podemos ofrecerte una solución mínima para cumplir la ley por un único pago de 300€ que incluye 6 meses de asistencia telefónica gratuita. Si buscas algo más sofisticado evidentemente el precio será más alto. Es importante también que consideres si debes o no contratar un software de control horario en la nube, ya que a la larga puede salirte mucho más caro porque estarás pagando una cuota mensual. Por ejemplo, si pagas 20€ al mes, en un año ya habrás pagado más de lo necesario para, simplemente, cumplir con la ley de registro de la jornada laboral.

¿Debo alquilar el software de control horario en la nube o mejor lo compro?

Alquilar el software en la nube te permite, simplemente, que otros hagan la tarea de mantener la infrastructura informática que te proporciona la aplicación de control horario. Sin embargo, debes pagar una cuota mensual para siempre. Si ya dispones de infrastructura y de gente que mantiene tus sistemas informáticos, es mucho mejor comprar el software de control horario, ya que solo tendrás que pagar una sola vez y el coste del mantenimiento se verá absorbido por el que ya tienes.

¿Cómo fichan los trabajadores en la empresa?

Existen varios mecanismos para que un trabajador registre sus entradas y salidas durante la jornada laboral. El primero y más destacable es usar relojes de fichar, máquinas expresamente diseñadas para funcionar 24h al día, 7 días a la semana, para identificar a los trabajadores y almacenar los fichajes hasta que una aplicación de control horario los lea. También se puede fichar utilizando apps para móvil o portales web del empleado, que permiten fichar desde casa o cualquier otro lugar.

¿Qué son los relojes de fichar?

Un reloj de fichar es un dispositivo electrónico diseñado única y exclusivamente para registrar presencialmente las entradas y salidas de los trabajadores durante su jornada laboral. Si bien muchos creen erróneamente que las app de fichar sustituyen a estos elementos, no es así. Muchas empresas prefieren usar relojes de fichar por varios motivos, como por ejemplo:

• No obligan al trabajador a usar su teléfono móvil para asuntos del trabajo.
• Es imposible falsear la hora y geolocalización de los fichajes.
• Minimizan la probabilidad de que los trabajadores se olviden de fichar, ya que se colocan en un lugar de paso de las oficinas.

¿Cómo evitar que un trabajador fiche por otro?

La mejor opción para evitar que un trabajador pueda fichar por otro es mediante relojes de fichar de reconocimiento biométrico (por ejemplo: por huella dactilar o facial).

¿Qué pasa si los trabajadores se olvidan de fichar?

Fichar es, según la ley, una obligación de todos los trabajadores. Por este motivo los trabajadores deben poner especial cuidado para no olvidarse de fichar sus entradas y salidas. Sin embargo, somos humanos, y a veces los olvidos pasan. Hay gente que se pone una alarma en el móvil, pero esto no sirve si los horarios son flexibles (es decir, no tienen horas de entrada y salida fijas). La mejor solución es que el departamento de RRHH disponga de las herramientas necesarias para detectar a tiempo olvidos de fichar y corregirlos de manera apropiada. Lo más importante es no dejar que los olvidos se acumulen, porque a la larga tendremos una gran cantidad de errores que deberemos corregir ante una posible inspección de trabajo.

¿Es legal fichar con el móvil personal del trabajador?

Mientras que el trabajador esté de acuerdo en utilizar su teléfono móvil para instalar una app de control horario, no hay ningún problema. Sin embargo el uso de apps corporativas en teléfonos personales está últimamente en entredicho por el nivel de intrusismo que las empresas hacen en el ámbito personal de los trabajadores. Por ejemplo, hay apps que avisan al trabajador de que debe fichar: para que la app lo sepa, ha debido usar los datos que el trabajador paga de su bolsillo y además implica que la app está utilizando en todo momento recursos (memoria y CPU) del dispositivo móvil. Una buena alternativa a las app de control horario son las llamadas “app web” o portales de empleado, a los cuales se accede mediante el navegador del móvil solo cuando el trabajador quiere fichar.

¿Qué es el saldo (o bolsa de horas) y cómo puedo gestionarlo?

El saldo (también conocido como bolsa de horas) es la diferencia entre lo que un trabajador ha trabajado y la cantidad de horas que debería haber trabajado. El saldo es positivo cuando el trabajador ha hecho más horas de las que le corresponde. En tales casos las empresas pueden compensar el saldo mediante pluses económicos o horas libres. La gestión del saldo se lleva a cabo mediante un software de control horario como Numa, el cual permite definir las reglas de cálculo del saldo, y generar informes con el valor del mismo.

¿Qué es la solicitud de vacaciones y horas libres y cómo puedo gestionarla?

La solicitud de vacaciones y horas libres es el proceso mediante el cual los trabajadores y los departamentos de RRHH se comunican para gestionar los permisos del personal con el fin de cuadrar la agenda de toda la plantilla. La gestión de las vacaciones se lleva a cabo mediante un software de control horario como Numa, el cual permite, por un lado, indicar qué tipo de vacaciones pueden solicitar los trabajadores desde el portal del empleado; y por otro, informar a los gestores de RRHH para que acepten o rechacen dichas solicitudes.

¿Por qué el software de control horario de Imesd es el que mejor se adapta a las necesidades de cada empresa?

El software de control horario Numa es el resultado de concentrar más de 30 años de experiencia y tiene todo lo que se le puede pedir a una aplicación de este tipo. La clave de su éxito es la flexibilidad para adaptar sus funcionalidades (y su precio) a las necesidades de cada empresa, permitiendo definir horarios de todo tipo, con cálculos de horas personalizados. Es una aplicación 100% web responsive, potente y rápida, y permite la integración con otros programas de Nómina y ERPs. También es compatible con varios modelos de relojes de fichar del mercado y permite el fichaje desde app web y portal del empleado. Además, está disponible tanto en la nube como en modalidad de compra, para que la empresa aproveche sus recursos informáticos y no tenga que pagar cuotas mensuales para disponer de un servicio de control horario.