Automatizando la solicitud de vacaciones y días libres

Una de las tareas llevadas a cabo por los departamentos de recursos humanos es la de aceptar o rechazar solicitudes de vacaciones o de días libres por parte de los empleados. Esta tarea consiste normalmente en tres fases: petición, validación y registro. En la fase de petición los empleados informan al departamento su intención de solicitar unos días u horas libres, tarea que normalmente se realiza a través de correo electrónico, oralmente o mediante algún formulario escrito. La fase de validación consiste en aprobar o rechazar dicha solicitud en función de los criterios utilizados por el personal de recursos humanos. Finalmente, la fase de registro consiste en dejar constancia de la aprobación o rechazo de la solicitud y, en caso de ser aprobada, autorizar al empleado para que pueda realizar los días u horas libres solicitados.

Este proceso puede optimizarse mediante un software de control horario como Numa, el cual automatiza todas las fases a través de una aplicación web a la que accede el personal de recursos humanos y los empleados. La figura siguiente muestra cómo se realizan cada una de las fases de petición, validación y registro de una solicitud de días libres:

Numa facilita la comunicación entre empleados y encargados o jefes para gestionar la solicitud de días libres, vacaciones u horas de ausencia durante los períodos de trabajo. Una vez aprobada una solicitud, los días u horas solicitadas quedarán registradas en la agenda del empleado, permitiendo así generar informes precisos de las horas trabajadas y pendientes por trabajar.