¿Todavía usas Excel para el control horario?

¿Sabías que casi un 35% (*) de las empresas todavía utiliza hojas de cálculo como Microsoft Excel para realizar el control horario y presencia de sus empleados? ¿Se encuentra tu empresa entre una de éstas? Si es así, ¡sigue leyendo!

 

A menudo nos acostumbramos a utilizar herramientas de uso general, y que conocemos bien, para realizar determinadas tareas. En particular, las hojas de cálculo que en su momento aprendimos a utilizar, nos facilitan mucho el trabajo cuando debemos lidiar con números. Sin embargo, cuando el volumen de datos que manejamos empieza a crecer, la probabilidad de cometer errores también crece. De hecho, un estudio llevado a cabo por Raymond R. Panko, de la Universidad de Hawaii, estima que un 88% de las hojas de cálculo con más de 150 filas contiene errores. Llegados a este punto, la pregunta es clara: ¿no son los datos de tu empresa lo suficientemente valiosos como para plantearte una alternativa a las hojas de cálculo?

En el ámbito del control horario y presencia – que abarca aspectos desde el control de los retrasos y ausencias a la gestión de los días libres y bajas del personal -, existen unos cuantos inconvenientes y/o peligros que pueden aparecer por el hecho de utilizar hojas de cálculo:

  • Corrupción de los datos: las hojas de cálculo son un conjunto de celdas que pueden estar relacionadas entre ellas mediante fórmulas. ¿Qué sucedería si alguien con capacidad de alterar el documento cometiese algún error como, por ejemplo, borrar accidentalmente una de estas fórmulas? Un software de control horario, en cambio, está específicamente diseñado para que el usuario sólo tenga que programar parámetros, no fórmulas ni algoritmos, con lo que la correcta  funcionalidad del programa estará siempre garantizada.
  • Introducción manual de horas de entrada/salida: si introducimos manualmente las horas a las que entran y salen los empleados, podemos equivocarnos y decir que alguien ha hecho más o menos horas que las que debe hacer en realidad. Este error se propagará hasta las celdas que determinen, por ejemplo, cuánto hay que pagar a cada empleado. Sin embargo, un software especializado es capaz de leer automáticamente las entradas y salidas a través de una terminal de control horario.
  • Cálculos complejos: si en nuestra empresa aplicamos horarios complejos (como flexibilidad horaria, turnos, etc…) el mantenimiento de los datos puede resultar complicado y la probabilidad de obtener resultados erróneos acerca del cumplimiento del horario por parte de los empleados augmentará.
  • Acceso compartido a los datos: en la era de la Nube, que varios usuarios compartan e interaccionen al mismo tiempo con cierta información es algo fundamental. Sin embargo una hoja de cálculo, tiene muchas limitaciones a la hora de gestionar este acceso a los datos de manera ordenada y eficiente. Además, si dicha interacción requiere que los usuarios tengan distintos permisos de lectura/escritura, la tarea puede hacerse prácticamente imposible. Un programa de control horario moderno es capaz de instalarse en una Nube externa o interna a la empresa y ser accesible por los empleados y/o los encargados de gestionar el personal a través de un navegador web.
  • Interfaz gráfico: el interfaz gráfico de una hoja de cálculo es poco visual, ya que dispone la información a lo largo de filas y columnas, lo que hace difícil, y a veces imposible, introducir o ver los datos de un modo más eficiente. Por el contrario, un software de control horario permite mostrar los datos con mucha mayor claridad mediante elementos visuales que agilizan el ingreso e interpretación de la información, incrementando así la productividad de las personas encargadas de realizar estas tareas.

En ningún caso hemos querido en este artículo menospreciar o infravalorar el uso de las hojas de cálculo para realizar determinadas tareas, pero creemos que utilizar una “navaja suiza” como Excel para llevar el control horario del personal de una empresa es peligroso para tus datos, limitado para poder compartirlos, e ineficiente a la hora de introducirlos y explotarlos.

¿Todavía no te hemos convencido?

Pues echa un vistazo a nuestro software más avanzado de control horario y descubre todo lo que es capaz de hacer.

(*) Encuesta realizada sobre 197 empresas

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Claudi Martínez

Autor: Claudi Martínez

Claudi se incorporó a ImesD en 2003. Empezó realizando proyectos de mejora de las terminales de control horario y accesos, y posteriormente introdujo la tecnología de reconocimiento de huellas dactilares. Actualmente se encarga del diseño y desarrollo de la nueva gama de relojes de fichar y de programas ImesD. Puedes seguir sus publicaciones en Google+ o Twitter.