Dedicar menos tiempo a la confección de nóminas es posible

Es un hecho que la atracción, la gestión y la retención del talento se han convertido en aspectos clave entre las responsabilidades del departamento de Recursos Humanos de las empresas del siglo XXI. Sin embargo, aún sigue siendo necesario realizar determinadas tareas administrativas internas que no solo sirven para que la actividad de la empresa pueda desarrollarse correctamente, sino que también son necesarias para recopilar los datos que se utilizarán en la confección de las nóminas. Entre los ejemplos de estas tareas encontramos la planificación de los horarios del personal, sus días libres y vacaciones, la gestión de bajas por enfermedad, maternidad, etc…

Probablemente todos estemos convencidos de que en nuestra empresa ya tenemos solucionada la cuestión de la gestión de nóminas (seguramente mediante un software especializado), pero ¿nos hemos planteado alguna vez si disponemos también de un buen sistema de recopilación de datos para elaborar dichas nóminas? ¿Está nuestro departamento de Recursos Humanos dedicando más tiempo a obtener e introducir manualmente datos sobre asistencia y absentismo que a mejorar la eficiencia con la que trabaja nuestra workforce? Y no menos importante: ¿estamos seguros de que los datos introducidos no contienen errores que estén perjudicando tanto al trabajador como a la empresa?

Los programas de nóminas son muy buenos calculando nóminas, pero normalmente disponen de un módulo de control de absentismo genérico que a menudo se presenta insuficiente a la hora de contemplar la casuística de la empresa. Es por ello que casi un 35%(*) de las empresas todavía utiliza Excel para llevar “su propio” control de asistencia y absentismo para obtener los resultados que se exportarán finalmente al programa de nóminas. El problema es que, como muestra un estudio llevado a cabo por Raymond R. Panko de la Universidad de Hawaii, el 88% de las hojas de cálculo con más de 150 filas contiene errores. Esto significa que si disponemos de una plantilla de cerca de un centenar de personas, probablemente estemos alimentando el programa de nóminas con datos erróneos.

Llegados a este punto, la pregunta que uno debería hacerse es: ¿se puede automatizar de algún modo la recopilación de datos sobre presencia y absentismo con el fin de evitar errores en el cálculo de nóminas y dedicar el tiempo a trabajar en los aspectos propios de una gestión de los recursos humanos moderna? La respuesta es afirmativa: del mismo modo que en su momento se optó por instalar un software de gestión de nóminas para automatizar su cálculo, ahora debería tomarse la decisión de instalar un sistema de control horario especializado.

Un sistema de control horario tiene la finalidad de obtener, calcular y generar todos los datos de asistencia y absentismo del personal de una empresa de manera automática. Normalmente está formado por un conjunto de dispositivos electrónicos, que se instalan en la empresa y que sirven para que los empleados marquen sus entradas y salidas (aunque existe la posibilidad de fichar desde el puesto de trabajo mediante un ordenador), y por un software de gestión que permite, a partir de los marcajes, determinar de manera precisa los tiempos de asistencia y absentismo. Cuando hablamos de precisión nos referimos al hecho de que podemos obtener información, por ejemplo, sobre la realización de horas extras según criterios altamente flexibles (nocturnidad, festividad, incentivos…). Por otro lado, un buen programa de control horario debe ser capaz de informar de anomalías como la realización de ausencias no autorizadas y de exportar los datos para ser utilizados por un programa de nóminas.

A modo de ejemplo, nuestro programa de control horario Numa permite definir horarios de alta complejidad y flexibilidad, así como planificar los días festivos y de vacaciones del personal de la empresa siguiendo patrones personalizables. Una vez configurados todos los parámetros, los empleados solo deben fichar las entradas y salidas y, opcionalmente, solicitar bajas o días libres a través del portal del empleado. Por otro lado, Recursos Humanos puede autorizar o denegar cualquier solicitud recibida de los empleados y, en el momento de elaborar las nóminas, solo debe pedir al programa que exporte los datos de presencia y absentismo para introducirlos en el programa de gestión de nóminas que se disponga.

No cabe duda que la implantación de herramientas TI es de vital importancia para que Recursos Humanos pueda dedicar el tiempo a tratar las nuevas cuestiones que se plantean hoy las empresas y no tanto a los procesos administrativos internos. Es imposible que el mismo departamento pueda desarrollar estrategias de gestión de personas de manera eficiente si dedica gran parte de su tiempo en recopilar, validar y traspasar datos, tarea que, como hemos comentado, puede automatizarse mediante un sistema de control horario eficaz.