Control horari i presència

Què és el control horari i de presència?

El control horari i de presència té l’objectiu de proporcionar informació sobre el compliment dels horaris assignats al personal d’una empresa amb la finalitat d’optimizar la gestió dels recursos humans. Per dur a terme aquest control és necessari que els empleats fitxin en dispositius que poden ser terminals o rellotges de fitxar. La diferència entre ambdós és que, per funcionar, les terminals necessiten d’un software de gestió instal·lat en un ordinador, mentre que els rellotges de fitxar són capaços de funcionar de manera autònoma. No obstant, aquests últims ofereixen menys característiques que les terminals.

Com funciona?
Els empleats fitxen

Els empleats indiquen les seves entrades i sortides de l’empresa fitxant en un o diversos terminals o rellotges de fitxar instal·lats en els centres de treball. Depenent de l’equip, poden fer-ho mitjançant una fitxa de cartró, teclat, targeta, empremta dactilar o per reconeixement facial.

Opcionalment, els empleats també poden indicar incidències, és a dir, entrades o sortides no previstes degut a qualsevol motiu (visita al metge, sortida de treball, etc…).

Es gestionen les dades

En la solució de control horari amb terminals, el software o programa de gestió permet crear les fitxes dels empleats, definir els seus horaris, calendaris i dies de vacances. Amb tota aquesta informació, el programa configura les terminals per a que funcionin correctament i llegeix d’elles els marcatges que hagin produït els empleats en fitxar.

Si en lloc de terminals s’instal·len rellotges de fitxar, aquesta gestió es duu a terme programant directament l’equip, sense necessitat d’un software addicional. No obstant els avantatges proporcionats per aquesta solució són inferiors als que proporciona la solució de terminals + software.

S'analizen els resultats

El programa de gestió genera diversos informes que permeten analitzar el compliment dels horaris per part del personal. Aquests informes, obtinguts a partir dels marcatges dels empleats i de la configuració del programa, contenen informació valuosa per optimitzar la gestió dels recursos humans: permeten conèixer les hores treballades i extres; els retards i les absències, així com el motiu de cadascuna d’elles si els empleats ho van indicar en fitxar; les vacances realitzades o pendents; etc…

Els rellotges de fitxar no proporcionen tanta informació com la solució de terminals + software, però poden representar un estalvi considerable si ja satisfan les necessitats de l’empresa.