Encara utilitzes Excel per al control horari?
Sabies que quasi un 35% de les empreses encara fan servir fulls de càlcul com Microsoft Excel per realitzar el control horari i presència dels seus empleats? Es troba la teva empresa entre alguna d’aquestes? Si és així, segueix llegint!
Sovint ens acostumem a utilitzar eines d’ús general, i que coneixem bé, per realitzar determinades tasques. En particular, els fulls de càlcul que, en el seu moment, vam aprendre a utilitzar, ens faciliten molt la feina quan hem de tractar amb els números. No obstant, quan el volum de dades que manegem comença a créixer, la probabilitat de cometre errors també creix. De fet, un estudi dut a terme per Raymond R. Panko, de la Universitat de Hawaii, estima que un 88% dels fulls de càlcul amb més de 150 files conté errors. Arribats a aquest punt, la pregunta és clara: no són les dades de la teva empresa suficientment valuoses com per plantejar-te una alternativa als fulls de càlcul?
En l’àmbit del control horari i presència - que cobreix aspectes des del control dels retards i les absències a la gestió dels dies lliures i baixes del personal -, existeixen uns quants inconvenients i/o perills que poden aparèixer pel fet d’utilitzar fulls de càlcul:
-
Corrupció de les dades: els fulls de càlcul són un conjunt de cel·les que poden estar relacionades entre elles mitjançant fórmules. Què passaria si algú amb capacitat d’alterar el document cometés algun error com, per exemple, esborrar accidentalment alguna d’aquestes fórmules? Un software de control horari, en canvi, està específicament dissenyat per a que l’usuari només hagi de programar paràmetres, no fórmules ni algoritmes, amb què la correcta funcionalitat del programa sempre estarà garantida.
-
Introducció manual d’hores d’entrada/sortida: si introduïm manualment les hores a les que entren i surten els empleats, podem equivocar-nos i dir que algú ha fet més o menys hores que les que havia de fer en realitat. Aquest error es propagarà fins a les cel·les que determinin, per exemple, quant cal pagar a cada empleat. No obstant, un software especialitzat és capaç de llegir automàticament les entrades i sortides a través d’una màquina de fitxar.
-
Càlculs complexos: si a la nostra empresa apliquem horaris complexos (com la flexibilitat horària, torns, etc…) el manteniment de les dades pot resultar complicat i la probabilitat d’obtenir resultats erronis sobre el compliment de l’horari per part dels empleats augmentarà.
-
Accés compartit a les dades: en l’era del Núvol, que diversos usuaris comparteixin i interaccionin al mateix temps amb certa informació és quelcom fonamental. No obstant, un full de càlcul té moltes limitacions a l’hora de gestionar aquest accés a les dades de manera ordenada i eficient. A més, si aquesta interacció requereix que els usuaris tinguin diferents permisos de lectura/escriptura, la tasca pot fer-se pràcticament impossible. Un programa de control horari modern és capaç d’instal·lar-se en un Núvol extern o intern a l’empresa i ser accessible pels empleats i/o els encarregats de gestionar el personal a través d’un navegador web
-
Interfície gràfica: la interfície gràfica d’un full de càlcul és poc visual, ja que disposa la informació al llarg de files i columnes, cosa que fa més difícil, i de vegades impossible, introduir o veure les dades d’una manera més eficient. Pel contrari, un software de control horari permet mostrar les dades amb molte més claredat mitjançant elements visuals que agilitzen l’ingrés i interpretació de la informació, incrementant així la productivitat de les persones encarregades de realitzar aquestes tasques.
En cap cas no hem volgut en aquest article menysprear o infravalorar l’ús dels fulls de càlcul per realitzar determinades tasques, però creiem que utilitzar una “navalla suïssa” com Excel per dur el control horari del personal d’una empresa és perillós per a les teves dades, limitat per poder-les compartir, i ineficient a l’hora d’introduir-les i explotar-les.