Dedicar menys temps a la confecció de nòmines és possible

És un fet que l’atracció, la gestió i la retenció del talent s’han convertit en aspectes clau entre les responsabilitats del departament de Recursos Humans de les empreses del segle XXI. No obstant, encara segueix sent nececessari realitzar determinades tasques administratives internes que no només serveixen per a que l’activitat de l’empresa pugui desenvolupar-se correctament, sinó que també són necessàries per recopilar les dades que s’utilitzaran en la confecció de les nòmines. Entre els exemples d’aquestes tasques hi trobem la planificació dels horaris del personal, els seus dies lliures i de vacances, la gestió de baixes per malaltia, maternitat, etc…

Probablement tots estiguem convençuts que a la nostra empresa ja tenim solucionada la qüestió de la gestió de nòmines (segurament mitjançant un software especialitzat), però ens hem plantejat algun cop si disposem també d’un bon sistema de recopilació de dades per elaborar aquestes nòmines? Està el nostre departament de Recursos Humans dedicant més temps a obtenir i introduir manualment dades sobre assistència i absentisme que a millorar l’eficiència amb què treballa la nostra workforce? I no menys important: estem segurs que les dades introduïdes no contenen errors que estiguin perjudicant tant al treballador com a l’empresa?

Els programes de nòmines són molt bons calculant nòmines, però normalment disposen d’un mòdul de control d’absentisme genèric que sovint es presenta insuficient a l’hora de contemplar la casuística de l’empresa. És per això que gairebé un 35%(*) de les empreses encara utilitza Excel per dur el “seu propi” control d’assistència i absentisme per obtenir els resultats que s’exportaran finalment al programa de nòmines. El problema és que, com mostra un estudi dut a terme per Raymond R. Panko de la Universitat Hawaii, el 88% dels fulls de càlcul amb més de 150 files conté errors. Això significa que si disposem d’una plantilla de prop d’un centenar de persones, probablement estiguem alimentant el programa de nòmines amb dades errònies.

Arribats a aquest punt, la pregunta que ens hauríem de fer és: es pot automatitzar d’alguna manera la recopilació de dades sobre presència i absentisme amb la finalitat d’evitar errors en el càlcul de nòmines i dedicar el temps a treballar en els aspectes propis de la gestió dels recursos humans moderna? La resposta és afirmativa: de la mateixa manera que en el seu moment es va optar per instal·lar un software de gestió de nòmines per automatitzar el seu càlcul, ara hauríem de prendre la decisió d’instal·lar un sistema de control horari especialitzat.

Un sistema de control horari té la finalitat d’obtenir, calcular i generar totes les dades d’assistència i absentisme del personal d’una empresa de manera automàtica. Normalment està format per un conjunt de dispositius electrònics, que s’instal·len en l’empresa i que serveixen per a que els empleats marquin les seves entrades i sortides (tot i que existeix la possibilitat de fitxar des del lloc de treball a través d’un ordinador), i per un software de gestió que permet, a partir dels marcatges, determinar de manera precisa els temps d’assistència i absentisme. Quan parlem de precisió ens referim al fet que podem obtenir informació, per exemple, sobre la realització d’hores extres segons criteris altament flexibles (nocturnitat, festivitat, incentius…). D’altra banda, un bon programa de control horari ha de ser capaç d’informar d’anomalies com la realització d’absències no autoritzades i d’exportar les dades per a ser utilitzades per un programa de nòmines.

A títol d’exemple, el programa de control horari AtlasTime permet definir horaris d’alta complexitat i flexibilitat, així com planificar els dies festius i de vacances del personal de l’empresa seguint patrons personalitzables. Un cop configurats tots els paràmetres, els empleats només han de fitxar les entrades i sortides i, opcionalment, sol·licitar baixes o dies lliures a través del portal de l’empleat. D’altra banda, Recursos Humans pot autoritzar o denegar qualsevol sol·licitud rebuda dels empleats i, en el moment d’elaborar les nòmines, només ha de demanar al programa que exporti les dades de presència i absentisme per introduir-los en el programa de gestió de nòmines de què es disposi.

No hi ha dubte que la implantació d’eines TI és de vital importància per a que Recursos Humans pugui dedicar el temps a tractar les noves qüestions que es plantegen avui les empreses i no tant als processos administratius interns. És impossible que el mateix departament pugui desenvolupar estratègies de gestió de persones de manera eficient si dedica gran part del seu temps a recopilar, validar i traspassar dades, tasques que, com hem comentat, poden automatitzar-se mitjançant un sistema de control horari eficaç.

(*) Enquesta realitzada sobre 197 empreses

Share on Facebook0Tweet about this on Twitter0Share on LinkedIn0Share on Google+0
Claudi Martínez

Autor: Claudi Martínez

Claudi se incorporó a ImesD en 2003. Empezó realizando proyectos de mejora de las terminales de control horario y accesos, y posteriormente introdujo la tecnología de reconocimiento de huellas dactilares. Actualmente se encarga del diseño y desarrollo de la nueva gama de relojes de fichar y de programas ImesD. Puedes seguir sus publicaciones en Google+ o Twitter.