6 senyals que indiquen que la gestió dels temps de la teva empresa està obsoleta

La diferència entre una bona i una mala gestió del temps treballat pel personal d’una empresa acaba determinant l’estalvi o no d’uns costos derivats d’obtenir i explotar les dades necessàries per calcular les nòmines dels treballadors. Aquests costos apareixen tant en el procés de conèixer quan el personal comença i acaba la seva jornada com en el procés de calcular el temps treballat, les hores extres, les incidències i altres dades relacionades amb la gestió del temps. A continuació mostrem 6 signes que indiquen que el sistema de control horari que tens instal·lat a la teva empresa és ineficient i que probablement estigui generant costos que podrien evitar-se amb una millor implementació:

1. Els càlculs de temps es realitzen manualment

Utilitzar una calculadora o un full de càlcul com Microsoft Excel per obtenir el temps treballat de cada empleat a partir de les hores d’entrada i sortida és altament ineficient per diversos motius: primer, la introducció manual de les hores és un procés lent i pot induir errors; en segon lloc, els càlculs no sempre es redueixen a restar hores de sortida i hores d’entrada, sinó que sovint s’ha de tenir en compte si una sortida s’ha produït per algun motiu justificat (com una visita a un client), cas en què cal comptabilitzar-la com a temps treballat. A més, si s’han de tenir en compte les hores extres, suplements per nocturnitat o horaris flexibles, el càlcul pot tornar-se extremadament complex. Existeixen eines potents de software que permeten definir horaris complexes i, a partir de la informació proporcionada pel personal, calcular automàticament els temps i generar informes per a ser exportats, si es vol, a programes de nòmina. Aquestes eines permeten inclús calcular les retribucions del personal a partir de regles de valoració segons la categoria professional.

2. Els empleats han d’adreçar-se a RRHH per comunicar una incidència o obtenir informació sobre el temps treballat.

La comunicació oral o escrita entre un empleat i el departament de RRHH amb la finalitat de, per exemple, obtenir informació sobre les hores treballades, conèixer les vacances pendents, saber quins horaris hi ha planificats per a la setmana que ve, o per sol·licitar un permís de vacances o una incidència per la qual s’absentarà durant un temps, genera uns costos de dedicació de personal que poden estalviar-se mitjançant l’automatització d’aquest procés de comunicació. A través d’un software adequat l’empleat pot consultar informació referent a la dedicació del seu temps a l’empresa, així com realitzar des del seu lloc de treball qualsevol sol·licitud que requereixi d’autorització per part del departament de RRHH.

3. No pots saber quant de temps dediquen els treballadors a una determinada tasca.

Saber si els empleats venen a treballar i/o s’absenten per algun motiu és quelcom bàsic que el teu sistema de control horari hauria de poder fer. Però és capaç de proporcionar-te també informació sobre quina tasca estan realitzant en cada moment i quant de temps hi han dedicat? Per exemple: quant s’ha trigat en elaborar un informe? Quant de temps s’ha dedicat a fer una reparació o una visita comercial? La resposta a aquestes preguntes les hauria de poder proporcionar un sistema de control horari modern.

4. Baixa acceptació per part de gerència.

Un dels motius més comuns de la baixa acceptació d’un sistema de control horari per part de la gerència és el fet que hi hagi certa picaresca per part dels empleats consistent en que alguns fitxin per altres, enganyant així al sistema i simulant que algú que no hagi vingut a treballar figuri com a present a l’empresa. Si bé això era un problema fa una dècada (quan les formes de fitxar més comunes eren a través de fitxes de cartró o, electrònicament, mitjançant targetes magnètiques o RFID), avui existeixen mètodes de marcatge que són invulnerables a aquesta picaresca: els lectors biomètrics. Aquests lectors són capaços d’identificar les persones per les seves empremtes dactilars i/o el seu rostre, evitant així la suplantació d’un empleat per part d’un altre.

5. Baixa acceptació per part del personal.

En el cas del personal, la baixa acceptació pot sorgir per diversos motius. Un d’ells és aplicar una política de control diferent a cadascun dels empleats, és a dir, obligar a un determinat grup de persones a fitxar però no a un altre. En aquest sentit s’ha de prendre consciència que el control horari té per objectiu millorar l’empresa en el seu conjunt, minimitzant els costos associats a la gestió del temps i detectant debilitats en l’organització del mateix que impedeixin treure el màxim profit al capital humà (per exemple, minimitzar l’absentisme adaptant els horaris per millorar la compatibilitat entre vida familiar i laboral). Un altre motiu pel que el personal pot no adoptar un sistema de control horari és la dificultat de comunicar les entrades i sortides. En aquest cas cal assegurar-se que els dispositius d’obtenció de dades (rellotges de fitxar) i el software de control horari siguin intuitius i fàcils d’utilitzar.

6. No pots accedir al software de control horari des d’un altre lloc del món a través d’Internet.

Si l’empresa disposa de diversos centres de treball, s’han de poder gestionar les mateixes dades tant si ens trobem en un centre com en un altre. Un sistema de control horari modern permet centralitzar totes les dades i accedir-hi des de qualsevol lloc a través d’Internet. Aquesta característica és especialment interessant per a personal que es desplaci sovint. D’aquesta manera, si ens trobem de viatge podrem obtenir informes o respondre a sol·licituds dels empleats connectant-nos al servidor central des del nostre portàtil i, inclús, podrem fitxar des del telèfon mòbil. Això últim, per exemple, és de gran utilitat per a treballadors de perfils tals com instal·ladors, comercials o servei tècnic, ja que els marcatges realitzats des del mòbil es registraran amb les coordenades GPS des d’on es van fer.

En conclusió, si detectes que alguns d’aquests signes es manifesten en el sistema de control horari de la teva empresa, és probable que sigui convenient actualitzar-lo. Si ho desitges, nosaltres podem ajudar-te amb la nostra experiència de més de 25 anys en el sector. Pots obtenir més informació o realitzar una consulta de qualsevol tipus trucant-nos al (+34) 934 269 854 o enviant-nos un missatge a través del formulari de contacte. Un equip de professionals es posarà al teu servei per assessorar-te segons les teves necessitats.

Share on Facebook0Tweet about this on Twitter0Share on LinkedIn0Share on Google+0
Claudi Martínez

Autor: Claudi Martínez

Claudi se incorporó a ImesD en 2003. Empezó realizando proyectos de mejora de las terminales de control horario y accesos, y posteriormente introdujo la tecnología de reconocimiento de huellas dactilares. Actualmente se encarga del diseño y desarrollo de la nueva gama de relojes de fichar y de programas ImesD. Puedes seguir sus publicaciones en Google+ o Twitter.