6 signos de que la gestión de tiempos de tu empresa está obsoleta

La diferencia entre una buena y una mala gestión del tiempo trabajado por el personal de una empresa acaba determinando el ahorro o no de unos costes derivados de obtener y explotar los datos necesarios para calcular las nóminas de los trabajadores. Dichos costes aparecen tanto en el proceso de conocer cuándo el personal empieza y termina su jornada como en el proceso de calcular el tiempo trabajado, horas extras, incidencias y otros datos relacionados con la gestión de tiempos. A continuación mostramos 6 signos que indican que el sistema de control horario que tienes instalado en tu empresa es ineficiente y que probablemente esté generando costes que podrían evitarse con una mejor implementación:

1. Los cálculos de tiempos se realizan manualmente

Utilizar una calculadora o una hoja de cálculo como Microsoft Excel para obtener el tiempo trabajado de cada empleado a partir de las horas de entrada y salida es altamente ineficiente por varios motivos: primero, la introducción manual de dichas horas es un proceso lento y puede inducir errores; en segundo lugar, los cálculos no siempre se reducen solamente a restar horas de salida y horas de entrada, sino que a menudo hay que tener en cuenta si una salida se ha producido por algún motivo justificado (como una visita a un cliente), en cuyo caso hay que contabilizarla como tiempo trabajado. Además, si hay que tener en cuenta horas extras, suplementos por nocturnidad u horarios flexibles, el cálculo puede volverse extremadamente complejo.
Hay potentes herramientas de software que permiten definir complejos horarios de trabajo y, a partir de la información proporcionada por el personal, calcular automáticamente los tiempos y generar informes para ser exportados, si se desea, a programas de nómina. Estas herramientas permiten incluso calcular las retribuciones del personal a partir de unas reglas de valoración según la categoría profesional.

2. Los empleados tienen que acudir personalmente a RRHH para comunicar una incidencia u obtener información sobre el tiempo trabajado.

La comunicación oral o escrita entre un empleado y el departamento de RRHH con el fin de, por ejemplo, obtener información sobre las horas trabajadas, conocer las vacaciones pendientes, saber qué horarios hay planificados para la semana que viene, o para solicitar un permiso de vacaciones o una incidencia por la que se ausentará un tiempo, genera unos costes de dedicación de personal que pueden ahorrarse mediante la automatización de este proceso de comunicación. A través de un software adecuado el empleado puede consultar información concerniente a la dedicación de su tiempo a la empresa, así como realizar desde su puesto de trabajo cualquier solicitud que requiera de autorización por parte del departamento de RRHH.

3. No puedes saber cuánto tiempo dedican los trabajadores a una determinada tarea.

Saber si los empleados vienen a trabajar y/o se ausentan por algún motivo es algo básico que tu sistema de control horario debería hacer. ¿Pero es capaz de proporcionarte también información sobre qué tarea están realizando en cada momento y cuánto tiempo han dedicado a ella? Por ejemplo: ¿cuánto se ha tardado en elaborar un informe? ¿Cuánto tiempo de ha dedicado a realizar una reparación o una visita comercial? La respuesta a estas preguntas las debería poder proporcionar un sistema de control horario moderno.

4. Baja aceptación por parte de gerencia.

Uno de los motivos más comunes de la baja aceptación de un sistema de control horario por parte de la gerencia es el hecho de que haya cierta picaresca por parte de los empleados consistente en que algunos fichan por otros, engañando así al sistema y simulando que alguien que no ha venido a trabajar figure como presente en la empresa. Si bien esto era un problema hace una década (cuando las formas de fichar más comunes eran a través de fichas de cartón o, electrónicamente, mediante tarjetas magnéticas o RFID), hoy existen métodos de fichaje que son invulnerables a esta picaresca: los lectores biométricos. Estos lectores son capaces de identificar las personas por sus huellas dactilares y/o su rostro, evitando así la suplantación de un empleado por parte de otro.

5. Baja aceptación por parte del personal.

En el caso del personal, la baja aceptación puede surgir por varios motivos. Uno de ellos es aplicar una política de control distinta a cada uno de los empleados, es decir, obligar a un determinado grupo de personas a fichar pero no a otro. En este sentido hay que tomar conciencia de que el control horario tiene por objetivo mejorar la empresa en su conjunto, minimizando los costes asociados a la gestión del tiempo y detectando debilidades en la organización del mismo que impidan sacar el máximo provecho al capital humano (por ejemplo, minimizar el absentismo adaptando los horarios para mejorar la compatibilidad entre vida familiar y laboral). Otro motivo por el que el personal puede no adoptar un sistema de control horario es la dificultad de comunicar las entradas y salidas. En este caso hay que asegurarse que los dispositivos de obtención de datos (relojes de fichar) y el software de control horario sean intuitivos y fáciles de utilizar.

6. No puedes acceder al software de control horario desde otro lugar del mundo a través de Internet.

Si la empresa dispone de varios centros de trabajo, hay que poder gestionar los mismos datos tanto si nos encontramos en un centro como en otro. Un sistema de control horario moderno permite centralizar todos los datos y acceder a ellos desde cualquier lugar a través de Internet. Esta característica es especialmente interesante para personal que desplace a menudo. De este modo, si nos encontramos de viaje podremos obtener informes o responder a solicitudes de los empleados conectándonos al servidor central desde nuestro portátil e, incluso, podremos fichar desde el teléfono móvil. Esto último, por ejemplo, es de gran utilidad para trabajadores de perfiles tales como instaladores, comerciales o servicio técnico, ya que los marcajes realizados desde el móvil se registrarán con las coordenadas GPS desde las que se realizaron.

En conclusión, si detectas que algunos de estos signos se manifiestan en el sistema de control horario de tu empresa, es probable que sea conveniente actualizarlo. Si lo deseas, nosotros podemos ayudarte con nuestra experiencia de más de 25 años en el sector. Puedes obtener más información o realizar una consulta de cualquier tipo llámandonos al (+34) 934 269 854 o enviándonos un mensaje a través del formulario de contacto. Un equipo de profesionales se pondrá a tu servicio para asesorarte según tus necesidades.

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Claudi Martínez

Autor: Claudi Martínez

Claudi se incorporó a ImesD en 2003. Empezó realizando proyectos de mejora de las terminales de control horario y accesos, y posteriormente introdujo la tecnología de reconocimiento de huellas dactilares. Actualmente se encarga del diseño y desarrollo de la nueva gama de relojes de fichar y de programas ImesD. Puedes seguir sus publicaciones en Google+ o Twitter.